Lessons Learned

LESSONS LEARNED

Mutige machen Fehler, stehen zu ihnen und lernen daraus!

Erfolg hat nur, wer etwas tut, während er darauf wartet.

In meiner Tätigkeit als Interims-Projektleiterin und PMO-Verantwortliche sehe ich unterschiedlichste Ausprägungen gelebter Fehlerkultur. Ich bin felsenfest davon überzeugt, dass

  • Trial-and-Error
  • Fehler
  • ab und an zu scheitern,

für den Erfolg notwendig sind!

Nur dadurch kann sich eine Person bis hin zur gesamten Organisation verbessern und weiterentwickeln!

Ich sage: Mutige machen Fehler! Einen Fehler zu machen, setzt nämlich voraus, dass Sie eine Entscheidung getroffen haben etwas auszuprobieren. Vielleicht sind Sie in dem betreffenden Fall zwar gescheitert, aber wie einst schon Thomas Edison zu sagen pflegte:

Das ist das Schöne an einem Fehler: Man muss ihn nicht zweimal tun!

Effizienz-Turbo Lessons Learned

Lessons Learned ist DAS Projektmanagement-Werkzeug erfolgreicher Unternehmen: Richtig eingesetzt, ist es ein regelrechter Effizienz-Turbo! Es verkürzt Projektzyklen, die Qualität steigt und Kosten (im „Vorbeigehen“ auch noch Nerven) werden obendrein gespart!

So, und wie mache ich es nun richtig? Dann werfen wir doch einmal einen Blick darauf!

Definition

Erkenntnisse, Wissen & Erfahrung aus Erlebtem = BEST PRACTICE wird

  • gewonnen
  • dokumentiert und
  • bewertet

Ziel

Die im Projekt gewonnenen Erfahrungen und das neue Wissen helfen Fehler zu vermeiden, effizienter zu arbeiten und dadurch aktuelle und auch künftige Projekte kostengünstiger, schneller und mit besserem Ergebnis durchzuführen.

Voraussetzungen

  • Offenheit: Bereitschaft der Teilnehmenden ihre Erfahrungen mitzuteilen
  • Gelebte Fehlerkultur: Offene Fehlerkultur im Projektteam und im Unternehmen, das ein Lernen aus gemachten Fehlern unterstützt

Ergebnisse

Erfahrungsberichte beinhalten:

  • Erfahrungsmomente, die einen wichtigen Einfluss auf ein bestimmtes Geschehen hatten und verallgemeinert werden können
  • Valide und fundierte Erfahrungen, die eindeutigen Kontexten und Rahmenbedingungen zuzuordnen sind, können somit auf andere Projekte übertragen werden. Damit liefern sie wertvolle Informationen für andere spezifische Kontexte, Prozesse oder Entscheidungssituationen.
  • Änderungsanträge zur Verbesserung bestehender Prozesse, Vorlagen und Standards
  • neue oder aktualisierte Methodenbeschreibungen, Templates und/oder Tools

Durchführung

» Schritt 1: Wissensmanagement im Projekt aktiv einplanen!

  • Wissen und Erfahrungen identifizieren
  • Dokumentationsform definieren
  • Dokumentationssystem festlegen

» Schritt 2: Identifizieren Sie Lessons Learned!

  • Wissen und Erfahrungen werden rückblickend betrachtet, sowohl positive, als auch negative Ereignisse
  • aus positiven Ereignissen: Best Practices ermitteln
  • aus negativen Ereignissen: Vorschläge, was in künftigen Projekten vermieden werden sollte

Quellen und Instrumente zur Ermittlung von Lessons Learned

Lessons Learned

Logbuch („Projekttagebuch“)

In einem Logbuch kann der/die Projektleiter:in chronologisch die Ereignisse aus dem Projekt dokumentieren. Damit wird der Projektverlauf nachvollziehbar. Aus dem Logbuch können so systematisch Lessons Learned ermittelt werden.

Interviews mit Projektbeteiligten

In Interviews werden mit einem strukturierten Fragenkatalog* Projektmitarbeiter:innen, Kund:innen, Lieferant:innen und andere Stakeholder befragt. Die Ergebnisse werden ausgewertet und zusammengefasst.

* am Ende des Beitrags erfahren Sie, wie Sie kostenlos einen von mir erarbeiteten Fragenkatalog erhalten

Lessons Learned Workshop

In einem Lessons Learned-Workshop werden Wissen und Erfahrungen aus einem Projektabschnitt, oder dem gesamten Projekt aufgenommen und im Team bearbeitet. Im Workshop kann sowohl die sachliche Seite des Projekts dargestellt, als auch die Zusammenarbeit im Projekt reflektiert werden.

Ergebnisse eines solchen Workshops sind verdichtete und systematisierte Erfahrungen, folglich in anderen Projekten wieder verwendbare Vorgehensweisen, Techniken und Tools. Daneben entsteht sowohl im Team, als auch bei den Teilnehmer:innen ein Lerneffekt, der deren persönliche Kompetenz erweitert.

Retrospektiven

Die „Retrospective“ ist eine Technik in Scrum, die auch unabhängig von Scrum eingesetzt werden kann. Am Ende einer Iteration (= definierter Projektabschnitt, bzw. Sprint) überprüft das Team offen und ehrlich seine bisherige Arbeitsweise, um sie in Zukunft effizienter und effektiver zu gestalten. Das schließt auch Gefühle und Empfindungen ein.

Exemplarisch hier ein Screenshot einer meiner Agenda, eines aktuell laufenden IT-Projektes, das agil mit Scrum abgewickelt wird:

» Schritt 3: Dokumentieren Sie Lessons Learned!

Jede Lessons Learned sollte mindestens die folgenden Elemente enthalten:

  • Information über das Projekt und den/die Ansprechpartner:in, der/die Detailinformationen geben kann
  • Konkrete Beschreibung der gemachten Erfahrung (z.B. Situation, Auswirkungen, beteiligte Rollen)
  • Gewinn aus der Erfahrung und Vorschlag, wie diese in künftigen Projekten eingesetzt werden kann

» Schritt 4: Bewerten und klassifizieren Sie die Lessons Learned!

Die spätere Verwendung der dokumentierten Lessons Learned wird erheblich erleichtert, wenn diese klassifiziert sind. Klassifizierungsmerkmale können u.a. sein:

  • Unmittelbar umsetzbare, konkrete Hilfen für die Projektarbeit oder Beschreibung einer allgemein zu berücksichtigenden Erfahrung
  • Anwendungsbereich: Noch im laufenden Projekt umzusetzen oder für andere Projekte zur Verfügung zu stellen
  • Wissensgebiete des Projektmanagements, wie z.B. Kostenmanagement, Terminplanung, Qualitätsmanagement, Projektmanagementprozesse
  • Projektart, z.B. intern / extern
  • Projektgröße (nach zu definierender Skala)
  • Projektkomplexität

» Schritt 5: Stellen Sie die Lessons Learned zur Verfügung!

Lessons Learned werden in strukturierter Form zur Verfügung gestellt. Dazu gibt es folgende Möglichkeiten:

Projektabschlussbericht

Dieser ist ein formales Dokument, das am Ende des Projekts erstellt wird und einen Abschnitt Lessons Learned enthalten sollte.

Gemeinsame Datenablagen oder Datenbanken

In gemeinsamen Datenablagen oder Datenbanken können Lessons Learned, aber auch Templates oder Projektpläne, die als Blueprint für andere Projekte benutzt werden können, strukturiert dokumentiert werden.

Unternehmenseigene Social Networks oder Wikis

Diese können wie Datenablagen verwendet werden. Sie ermöglichen darüber hinaus durch weitere Kommunikationsformen, wie z.B. Foren, dass an den Lessons Learned von anderen Projektmitarbeiter:innen weitergearbeitet werden kann. Mit diesen Plattformen wird eine große unternehmensinterne Öffentlichkeit erreicht.

» Schritt 6: Organisieren Sie die Verwendung der Lessons Learned!

Lessons Learned eines Projektteams zu sammeln und zu dokumentieren ist nur dann sinnvoll, wenn dieses Wissen im laufenden und in anderen Projekten zum Einsatz kommt. Ergreifen Sie deshalb Maßnahmen, um die Verwendung von Lessons Learned in der Trägerorganisation des Projekts zu etablieren.

Lessons Learned können in den folgenden Bereichen im Projekt eingesetzt werden:

Projektplanung

Zu Beginn werden systematisch die für das Projekt möglicherweise relevanten Lessons Learned auf ihre Verwendbarkeit im Projekt ausgewertet und anschließend bei der Projektplanung berücksichtigt. Hierzu werden die dokumentierten Lessons Learned entsprechend den Klassifizierungen und Bewertungen ausgewählt.

Projektsteuerung

Werden Lessons Learned während des Projektverlaufes ermittelt, sollten diese sofort im Projekt berücksichtigt werden.

Damit werden Lessons Learned zur kontinuierlichen Verbesserung des Managements des Projekts genutzt.

Fazit | Key-Takeaways

Lessons Learned

Warum Lessons Learned: Um …

  • aus positiven Ereignissen ⇒ Best Practices zu etablieren
  • aus negativen Ereignissen ⇒ Vorschläge, was in künftigen Projekten vermieden werden kann
  • Kaizen (= japanische Arbeitsmethodik und -philosophie), kontinuierliche Verbesserung lautet die Devise!
  • Ein Fehler ist ein Fehler, wenn man ihn 2 x macht, davor wertvolle Lernerfahrung!
  • „Halbe Sachen sind nichts für ganze „Projektleiter:innen“! Deshalb:
    • Berücksichtigen / briefen Sie sich und Ihre Mitarbeiter:innen bereits vor dem Projektstart, dass Lessons Learned Kernelemente während des gesamten Projektes sind!
    • Seien Sie Vorbild, bauen Sie z.B. im Rahmen von Meilenstein-Meetings, konsequent Lessons Learned ein!

Fragen kosten nix | Kostenlos für Sie

Gerne stelle Ihnen kostenlos meinen Fragenkatalog zur Ermittlung von Lessons Learned zur Verfügung. Kontaktieren Sie mich einfach unverbindlich über das Kontaktformular.

Auch Sie sind Kaizen-Anhänger:in und wollen sich kontinuierlich verbessern? Ich unterstütze Sie dabei, Lessons Learned auch in Ihrer Organisation erfolgreich zu etablieren. Ob als Workshop-Leiterin, Moderatorin, oder einfach mit einem kritischen Blick von außen – ich stehe Ihnen tatkräftig und engagiert zur Seite!

In diesem Sinne: Nehmen Sie sich wichtig und machen Sie’s auf… richtig!

Ihre Stefanie

human!projekt

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